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Processo Eletrônico

O  módulo de processo eletrônico do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que compõe os sistemas SIG-UFRN utilizados na UFRPE, foi implantado em março de 2020, no meio da Pandemia do Covid-19, para agilizar a comunicação digital entre os diversos órgão da instituição e atender as exigências do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

DURANTE A PANDEMIA (COVID-19)

Durante a Pandemia os processos serão abertos pelos setores de protocolo de cada unidade.

Todos os interessados devem enviar um e-mail com os dados necessários para abertura, para um dos endereços abaixo, dependendo do destino de cada processo:

  1. UFRPE Sede: processo@ufrpe.br
  2. UACSA:        processo.uacsa@ufrpe.br
  3. UAST:           processo.uast@ufrpe.br
  4. CODAI:         processo.codai@ufrpe.br
  5. UFAPE:        processo.ufape@ufrpe.br

 

Procedimentos para os PROCESSOS ELETRÔNICOS, de todas as unidades da UFRPE e UAG/UFAPE

Os procedimentos abaixo, serão seguidos para abertura e tramitação de processo eletrônico, utilizando o módulo de processo eletrônico do SIPAC, para toda a UFRPE e UFAPE.

 

Procedimentos - Fluxo de operação

ABERTURA E TRAMITAÇÃO INICIAL

Etapa

Operação

1

O INTERESSADO pelo processo, faz a solicitação enviando um e-mail para o setor de protocolo. Anexar na solicitação todos documentos para o processo (ex: requerimento; ofício, formulário, etc.)

2

O setor de Protocolo acessa e-mail e inicia abertura de Processo pelo SIPAC
Protocolo > Abrir Processo
Assunto do Processo: consultar orientações em https://tinyurl.com/yaa4b24k

Preencher e-mail do interessado para que o mesmo seja notificado sobre abertura e número do processo 

3

O setor de Protocolo anexa ao processo documentos requeridos e Realizar Tramitação inicial pelo SIPAC
Anexar documentos
Protocolo > Adicionar Novos Documentos > Informar Documentos
Tramitação Inicial - consultar destino processo em https://tinyurl.com/yaa4b24k

Protocolo > Enviar Processos

Estes procedimentos devem ser realizados por todos os departamentos/setores que recebem e encaminham processos.                       

RECEBIMENTO, ATUALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E TRAMITAÇÃO

Etapa

Operação

1

Chefia ou secretaria do departamento/setor realizar recebimento do processo em sua Unidade pelo SIPAC:
PROCESSOS PENDENTES DE RECEBIMENTO NA UNIDADE
Menu do processo > Registrar Recebimento

2

Chefia ou secretaria do departamento/setor realiza atualização de documentos dos processo em sua Unidade, pelo SIPAC:
PROCESSOS NA UNIDADE
Menu do processo > Adicionar Documento > Adicionar Novo Documento

3

Chefia ou secretaria do departamento/setor realizar tramitação do processo em sua Unidade, pelo SIPAC:
PROCESSOS NA UNIDADE
Menu do processo >Enviar Processo

ORIENTAÇÕES:

Para efetiva implantação do Protocolo SIPAC UFRPE, seguem orientações:

  1. Servidores UFRPE devem realizar cadastro de usuário (autocadastro) no seguinte endereço:

https://sigs.ufrpe.br/sipac/

  1. Dúvidas no cadastro de usuários, verificar o passo a passo em: http://manuais.sigs.ufrpe.br/doku.php?id=suporte:sipac:auto-cadastro
  2. Cada gestor (chefia) de unidade deve solicitar permissões para movimentação de processos de sua unidade. A solicitação precisa conter os seguintes dados do servidor designado: Nome completo, número CPF, nome do setor (unidade) a qual o servidor ficará responsável para movimentação de processo, tipo (s) de perfil (RECEBER PROTOCOLO - Habilita o usuário a realizar o recebimento de processos protocolados ou documento; ENVIAR PROTOCOLO - Habilita o usuário a realizar o envio de processos protocolados ou documentos).

    A solicitação deverá ser enviada para um dos seguintes endereços de e-mail, de acordo com localização da unidade organizacional:

  1. Servidores UFRPE precisam realizar primeiro acesso, pois notificações dos processos (INTERESSADOS; Responsáveis de Unidades - CHEFIAS) e algumas operações precisam ser realizadas, exemplo:
  • Assinatura de documentos
  • Ciência de processos e documentos
  1. Documentações importantes:

APÓS PANDEMIA (COVID-19), para a UFRPE

Após a pandemia, os setores de protocolo passam a abrir e tramitar inicialmente os processos exclusivamente para aqueles que não tiverem acesso ao SIPAC, uma vez que as secretarias e setores poderão abrir e tramitar seus processos.

  1. Abertura e tramitação inicial do processo continuará sendo feita pelos setores de protocolo apenas para os INTERESSADOS que não tenham acesso ao SIPAC, como: discente, aposentado/pensionista, público externo;
  2. Abertura e tramitação inicial do processo de SERVIDORES passará a ser realizada pelas secretarias dos departamentos e setores da UFRPE;

Outras legislações:

MEDIDA PROVISÓRIA Nº 983, DE 16 DE JUNHO DE 2020: Dispõe sobre as assinaturas eletrônicas em comunicações com entes públicos e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio das instituições federais de ensino superior – IFES.

Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.